Case Study: Jenny & Arnaud - Phú Quốc, Vietnam | Dianthus Wedding Decor based in Saigon, Vietnam

Sau hơn 10 tháng chuẩn bị cùng Jenny & Arnaud và Wedding Planner của hai bạn ấy, Dianthus đã hoàn thành thi công – setup một Tiệc Cưới Phương Xa rất đẹp và lãng mạn tại Đảo Ngọc Phú Quốc. Đặc biệt, thời gian thực hiện chỉ trong vòng 36 tiếng kể từ khi xuất phát từ Sài Gòn trong điều kiện gấp rút về thời gian, khó khăn về vận chuyển và bảo quản.

Phim Cưới Phóng Sự | Jenny & Arnaud – Phú Quốc. Video: Dragon Films

CÁC VẤN ĐỀ MÀ CHÚNG TÔI GẶP PHẢI LÀ GÌ?

Thời gian thi công gấp rút: 10h sáng ngày 14/03, Team Dianthus đặt chân đến sân bay Phú Quốc với tâm lý sẵn sàng cho một “trận đánh lớn” bởi chúng tôi phải giao toàn bộ các hạng mục thi công – trang trí cho nhà tổ chức Viet Nam Wedding Planner vào 15h00 ngày 15/03, tức nếu tính chính xác thì chúng tôi có tổng cộng 29 tiếng để hoàn thành.

Địa điểm tổ chức ở nơi hẻo lánh: Tiệc Cưới của Jenny & Arnaud được tổ chức tại Gold Coast Resort thuộc xã Gành Dầu, Phú Quốc cách sân bay khoảng 35km về phía Bắc đảo, đây là một khu vực rất xa trung tâm Phú Quốc (thị trấn Dương Đông), nơi này hẻo lánh, ít nhà dân và gần như không có những cửa hàng cung cấp vật tư, vì vậy nên chỉ “lỡ sơ xuất” để quên bất kỳ thiết bị, vật dụng nào thì phải chấp nhận vượt qua quãng đường 70km cả đi và về để mua sắm bổ sung.

Toàn cảnh bãi biển Phía Tây Gold Coast Resort Phú Quốc tại Gành Dầu, nơi tổ chức Lễ Cưới của Jenny & Arnaud.

Bảo quản hoa tươi trong điều kiện khắc nghiệt: Thời tiết Tháng Ba tại Phú Quốc rất nắng, cát khô thì bỏng rát và trời đứng gió khiến cho việc bảo quản hoa tươi trở thành một nhiệm vụ khó khăn do khối lượng hoa tươi trong tiệc rất lớn mà chúng tôi “còn đến” 29 tiếng dài để giữ cho hoa luôn tươi mới, rực rỡ. Một Tiệc Cưới với ý tưởng tràn ngập hoa mà nếu như hoa héo hoặc kém tươi thì chẳng còn ý nghĩa gì nữa.

Phát sinh giờ cuối ngoài kế hoạch: Theo sơ đồ bố trí, Dianthus thi công cổng cưới, khu vực tổ chức Lễ Cưới tại phía Tây của resort và khu vực ăn tiệc, dancing, chơi game tại phía Đông của resort. Khi các hạng mục cơ bản, khung xương đã hoàn thành được 70% chỉ còn chờ kết hoa tươi là sẽ hoàn thành thì Jenny muốn dời toàn bộ khu vực này lui thêm 30m về phía Đông để gần với nơi ăn tiệc, dancing hơn. Nếu như không thực hiện được thì chắc chắn Jenny sẽ không hài lòng trong khi chúng tôi còn rất nhiều công việc vẫn đang trong kế hoạch thực hiện.

Công suất tiêu thụ điện năng quá lớn gây quá tải dòng điện: Dù đã thông báo trước với resort về công suất của hệ thống đèn dành cho trang trí mà Dianthus sẽ sử dụng nhưng chúng tôi đã gặp bất ngờ vì hệ thống Âm Thanh – Ánh Sáng – Sân Khấu (đến từ một team khác cùng tham gia trong dự án), hệ thống của họ tiêu thụ điện năng quá lớn, mà cả hai team đều sử dụng điện cùng một thời điểm khiến cho hệ thống điện của resort quá tải và không đủ khả năng đáp ứng. Nếu như không giải quyết được vấn đề này thì Tiệc Cưới của Jenny & Arnaud sẽ không có những tiết mục thú vị nữa, vì trong kế hoạch của họ vào buổi đêm sẽ có First Dance của Cô Dâu Chú Rể, DJ, dancing và các trò game cùng bạn bè.

Khu vực ăn tiệc tối, một trong những hạng mục công việc “nặng” trong lịch trình làm việc của Dianthus.

CHÚNG TÔI ĐÃ VƯỢT QUA TẤT CẢ CHƯỚNG NGẠI NHƯ THẾ NÀO:

Cực kỳ cẩn thận, chu đáo trong khâu chuẩn bị: Chúng tôi có thể tự hào rằng cả team đã có một khâu chuẩn bị tuyệt vời khi biết thời gian thi công cực kỳ hạn hẹp, tất cả công việc đều diễn ra đúng theo kế hoạch. Trước ngày thi công 01 tuần, Dianthus đóng gói tất cả các thiết bị, dụng cụ, đạo cụ trang trí vào thùng và chuyển ra Phú Quốc theo đường bộ bằng xe tải xuống Rạch Giá và đi phà ra Phú Quốc, một team nhỏ cũng được phân công chịu trách nhiệm áp tải thiết bị đến tận resort Gold Coast, tháo dỡ thiết bị để chờ team từ Sài Gòn xuống thi công. Team thi công chính di chuyển bằng máy bay tới Phú Quốc, trước đó chúng tôi đã nhờ người sắp xếp việc thuê xe honda để di chuyển từ sân bay vào resort, chúng tôi chọn đi xe honda thay vì đi bằng xe du lịch 16 chỗ vì honda sẽ thuận tiện và linh động hơn. Hoa tươi cũng được vận chuyển từ Sài Gòn ra Phú Quốc ra bằng máy bay, vừa lấy ra khỏi khu vực hàng ký gửi tại sân bay là hoa được đưa lên xe ôtô giao đến resort, trước đó vài ngày chúng tôi đã thực hiện việc đặt hoa từ Đà Lạt và mang về kho của Dianthus tại Sài Gòn để cắt cành, dưỡng cho hoa khỏe và bảo quản trong phòng lạnh. Ngay tại trung tâm Phú Quốc, chúng tôi cũng chia thành 02 team, team thứ nhất chuyên về thi công và các công tác liên quan hoa tươi lập tức di chuyển đến resort để bắt tay vào công việc cất và bảo quản hoa tươi, team thứ hai di chuyển một vòng xung quanh thị trấn đến các địa điểm, cửa hàng đã được liên lạc đặt hàng từ trước để đón hàng, mua sắm thêm những thứ cần thiết theo kế hoạch. Chúng tôi đã đảm bảo lịch làm việc không một chút nghỉ ngơi, không một nhân sự nào thừa, không một đồ đạc, thiết bị nào bị thiếu xót một khi đã vào đến resort.

Setup bàn tiệc với khăn ăn, thiết kế menu và chương trình của buổi lễ kèm theo quà tặng đặt trên bàn cho từng khách mời.

Không một phút nghỉ ngơi, 12h trưa ngày 14/3, toàn bộ team đã tập trung đầy đủ tại Gold Coast Phú Quốc Resort, chúng tôi không có chỗ nghỉ trong resort mà ở tại nhà nghỉ cách resort 5km vì vậy không có thời gian cho việc nhận phòng, cất đồ mà tất cả balo đồ, dụng cụ cá nhân của team được gom vào một góc sân của resort, anh em đều xác định làm việc đến 22h đêm hôm đó khi xong hết công việc theo kế hoạch mới về nhận phòng nghỉ. Tổ hậu cần đã giúp chuẩn bị sẵn những phần cơm để vừa đến nơi là anh em có thể ăn trưa, dã chiến tại chỗ để bắt tay ngay vào việc. Khu vực này ít người sinh sống nên không có hàng quán vì vậy trong chuyến đi khảo sát thực tế vào tháng trước đó chúng tôi đã thực hiện tốt nhiệm vụ liên hệ với một nhà dân để đặt cơm cho những ngày làm việc tại đây.

Sự chuẩn bị kỹ càng, phân công nhiệm vụ hợp lý, sắp xếp nhân sự rõ ràng, làm công tác tư tưởng với toàn bộ team ngay từ đầu đã giúp cho Dianthus xử được vấn đề thời gian thi công gấp rút và địa điểm tổ chức dù có ở nơi xa xôi cũng không làm khó được chúng tôi bởi vì chúng tôi không sai xót trong khâu chuẩn bị, không thiếu bất kỳ vật dụng, đạo cụ nào và hoàn toàn tập trung vào công việc.

Phương pháp dưỡng hoa, bảo quản hoa tốt giúp cho Dianthus hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trang trí hoa tươi giữa thời tiết khắc nghiệt. Bằng kinh nghiệm làm việc với hoa tươi trong thời gian dài giúp chúng tôi tính toán được “điểm rơi phong độ” của hoa, đặt hàng hoa sớm từ Đà Lạt để có khoảng thời gian vừa đủ để dưỡng hoa tại Sài Gòn trước khi vận chuyển ra Phú Quốc, quá trình dưỡng hoa đã kích hoa đạt đến trạng thái gần như tốt nhất, những cánh hoa “uống đủ nước” nở căng mọng, khỏe mạnh và vẫn giữ được nguyên vẻ đẹp cho đến khi về đến resort. Theo kế hoạch là Dianthus sẽ phân công một bạn trong team để chuyên chăm sóc hoa, có nhiệm vụ tưới phun sương hoa mỗi giờ vì ở resort không có phòng lạnh dành cho hoa, nhưng sau đó lại có một sự may mắn bất ngờ diễn ra. Toàn bộ khu resort chỉ có 19 phòng, Jenny & Arnaud đã đặt kín chỗ để dành cho khách mời, thậm chí một số khách mời khác không đủ chỗ ở nên phải nghỉ tại một resort gần đó, nhưng qua tìm hiểu Dianthus biết được rằng trong resort còn một phòng vốn dành cho khách thuê nhưng thời điểm đó đang sửa chữa nên không có ai sử dụng. Chúng tôi đã trình bày với người quản lý về tình trạng thực tế của thời tiết và chúng tôi cần một phòng lạnh để giữ hoa tươi lâu, sau khi nghe chúng tôi thuyết phục resort đã chấp nhận cho chúng tôi sử dụng căn phòng đó để chứa hoa, vậy là những loại hoa có sức bền kém hơn được ưu tiên đưa vào trong phòng điều hòa, giúp cho việc bảo quản hoa được thuận lợi hơn. Qua đây, Dianthus cũng muốn gửi lời cảm ơn đến Gold Coast Resort Phú Quốc, chúng tôi rất cảm kích trước sự thấu hiểu và hỗ trợ nhiệt tình của ban quản lý và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác trong những lần sau.

Trang trí hoa trên bàn tiệc của Jenny & Arnaud, bàn tiệc được đặt ở vị trí trung tâm của nhà hàng.

Tập trung nhân lực, phân công lại nhân sự để xử lý các vấn đề phát sinh: Dời toàn bộ khu vực làm lễ của Jenny đúng là một vấn đề “khó nuốt” nếu tính về thời gian và nhân lực để thực hiện. Dianthus đã phân công ba nhân sự phụ trách hạng mục này, công việc bao gồm: dọn dẹp vệ sinh bãi cát quanh khu vực làm lễ, trải phẳng nền cán không để lại dấu chân, xếp ghế ngồi theo hình cánh cung với trung tâm là cổng hoa khu vực làm lễ. Cổng hoa theo thiết kế có hình dạng của một cái lều làm bằng thân cây tre, có 4 chân trụ chôn dưới cát, phía trước mặt cổng sẽ cắm hoa tươi ở độ cao 2,2m… những công việc này chiếm mất khoảng 3h làm việc và đã gần như hoàn thành. Nếu như thay đổi vị trí theo ý muốn của Jenny chắc chắc chúng tôi sẽ phải tháo dỡ những thứ đã làm xuống, đưa ra vị trí mới rồi lắp ráp lại từ đầu trong khi theo kế hoạch là chúng tôi còn công việc treo một dàn đèn led trang trí dài 8m để làm backdrop cho khu vực dancing.

Đèn led được sử dụng làm backdrop cho khu vực sân khấu, nơi sẽ có DJ và các tiết mục dancing của Jenny & Arnaud và khách mời.

Chúng tôi quyết định là sẽ không tháo dỡ từng thứ xuống để lắp ráp lại vì không đủ thời gian để làm điều đó mà sẽ dời toàn bộ – nguyên khối trang trí, và để làm được điều này chúng tôi phải sử dụng toàn bộ nhân lực đang có. Vì vậy, Dianthus đã có một sự phân công lại nhân sự trong tình huống này, chúng tôi đưa ba nhân sự đang làm cổng hoa sang làm nhiệm vụ khác, dồn sức để xử lý tất cả các vấn đề còn lại cho xong xuôi, tất cả mọi người đều ý thức được rằng cần phải nhanh hơn nữa so với tiến độ ban đầu, còn rất nhiều việc đang chờ ở phía trước. Chúng tôi đã hoàn thành tất cả các hạng mục cần thiết trước khi buổi lễ diễn ra 2 tiếng, sau đó dồn tất cả nhân sự ra bãi biển, nhóm nam chịu trách nhiệm dời cổng hoa, đào cát chôn cột, nhóm nữ vệ sinh bãi cát và sắp xếp lại ghế, trang trí hoa tươi giữa hai bên lối đi. Jenny và Arnaud đã cảm thấy rất vui khi địa điểm tổ chức đúng như ý muốn mặc dù cả hai đều không biết chúng tôi đã “toát mồ hôi hột” như thế nào.

Toàn cảnh khu vực cổng hoa nơi Jenny & Arnaud trao nhẫn, đọc lời thề nguyền trước sự chứng kiến của gia đình và người thân.

Mục tiêu chính là phải ưu tiên cho quyền lợi của khách hàng: Chúng tôi giăng đèn và chạy thử hệ thống đèn rất tốt, mọi thứ đều ổn trong ngày 14/3. Cho đến khi team Âm Thanh – Ánh Sáng – Sân Khấu đến sau vào ngày 15/3, khi họ lắp đặt xong bước qua giai đoạn chạy thử hệ thống Âm Thanh – Ánh Sáng nữa thì sập nguồn điện. Chúng tôi đã không ngờ đến điều này, vì khi Dianthus làm việc với bộ kỹ thuật của resort và thông báo về công suất điện tiêu thụ thì resort nói họ có thể đáp ứng được. Hướng xử lý trong trường hợp này là Dianthus và team Âm Thanh – Ánh Sáng mỗi bên phải kéo một nguồn điện riêng. Có một tủ điện khác cách chỗ chúng tôi 150m trong khi tất cả các dây điện dài đều đã được sử dụng hết. Ngoài backdrop đèn led, chúng tôi còn một hạng mục khác là giăng đèn trên trần của nhà hàng và toàn bộ các dây điện đều đã được dùng cho công việc này, hơn nữa chúng lại nằm ở trên trần. Chỉ còn một cách là leo lên trần thu hồi lại sợi dây điện dài và dùng các đoạn dây ngắn nối lại để sử dụng cho hệ thống đèn giăng trên trần nhà.

Không gian tiệc cưới ấm cúng, lãng mạn trên bờ biển đêm.

Chúng tôi nghĩ rằng trong những tình huống như vậy thì không phải xem đây là lỗi của ai Dianthus, Âm Thanh – Ánh Sáng hay bên resort, cũng không phải là tìm cách để làm cho công việc của bản thân mình trở nên dễ dàng hơn, mà mục tiêu chính là cùng với nhau tạo nên một Tiệc Cưới trọn vẹn, suôn sẻ cho khách hàng. Chính vì vậy, thay vì chúng tôi giữ lại nguồn điện cho riêng mình vì chúng tôi đã đến trước, setup trước và để cho team Âm Thanh – Ánh Sáng phải đi – về trên quãng đường 70km để tăng cường thiết bị, dây điện trong khi họ cần nguồn điện để kiểm tra hệ thống, cho DJ thử âm thanh, chúng tôi đã chọn phương án nhường lại nguồn điện cho phía đối tác vì họ cần thiết hơn. Tuy có vất vả hơn nhưng bù lại cùng với nhau chúng tôi đã góp sức tạo nên một Tiệc Cưới tuyệt vời với nhiều kỷ niệm đẹp.

Tiết mục “First Dance” được xem như là một tiết mục đinh, truyền thống trong các Tiệc Cưới Phương Tây.

Date: March 15th, 2017
Bride & Groom: Jennipher Luchini & Arnaud Samie

Organized by Viet Nam Wedding Planner

Color Theme: Pastel Pink & Coral
Decoration Team: Dianthus Wedding Decor
Decoration Photo: Sweet Love Studio
Photographer: Louis Wu
Videography: Dragon Films Wedding & Events
Bridal Gown: Bie Bridal
Shoe: Jimmy Choo
Venue: Gold Coast Resort Phu Quoc